Как организовать концерт

Ключевые моменты организации концерта

Лучше всего составить краткое описание будущего мероприятия, которое в дальнейшем можно будет включить в состав договоров и использовать в PR-кампании. На старте определяем базовые моменты:

1. Формат концерта — необходимо организовать фестиваль нескольких коллективов или сольное выступление артиста/группы.
2. Дата — обычно предпочтение отдают выходным или праздничным дням, но в залах с плотным графиком выступлений могут оказаться свободными только будни. Кстати, это прекрасный повод запросить скидку на аренду зала.
3. Состав участников — перед сольным концертом известного коллектива можно организовать «разогрев» в исполнении начинающих музыкантов, такой прием очень часто используется организаторами и благосклонно принимается публикой.

Как выбрать площадку и согласовать условия аренды

Не только в Москве, но и в относительно небольших городах обычно имеется на выбор несколько залов различной вместимости. При выборе конкретной концертной площадки главное внимание необходимо обратить на следующее:

• количество зрительских мест — идеально арендовать зал такого размера, который соответствует ожидаемому интересу аудитории к запланированному концерту, чтобы не переплатить за аренду площадки;
• наличие гримерных с черным входом и выделенным выходом на сцену мимо зрительного зала — это минимальные, но очень важные требования, позволяющие артистам подготовиться к выступлению в комфортных условиях;
• формат заведения — этот нюанс важен при организации клубных выступлений, когда у конкретного заведения имеется сложившийся круг постоянных посетителей и преобладающее музыкальное направление.

Перед заключением договора организатору желательно лично осмотреть зал, чтобы убедиться в соответствии ожиданий и реальности. В зависимости от типа площадки (дом культуры, кинотеатр, ночной клуб или другое заведение) стоимость аренды может быть фиксированной или в виде процента от проданных билетов.

Секрет успешной аренды оборудования

Некоторые площадки предоставляют артистам собственное световое и звуковое оборудование в аренду. Однако, у каждого коллектива есть свои предпочтения, а также в предоставляемом комплекте может не оказаться всех необходимых позиций. К тому же не все залы могут предоставить персонал для настройки техники.

Оптимальное решение — арендовать оборудование в специализированной компании, причем в сопровождении персонала для установки и настройки. Минимальный перечень видов концертного оборудования включает:

• звуковое — профессиональная акустическая система, микрофоны, музыкальные инструменты в соответствии с райдером выступающего коллектива, DJ-пульт и коммутатор;
• световое — статичная настенная и напольная led-подсветка, прожекторы рассеянного и узконаправленного света, лазеры;
• сценическое — необходимо для установки звукового и светового оборудования, а также для установки сцены при проведении концерта на площадке под открытым небом.

В расширенный список, как правило, входят:

• видеооборудование — плазменные панели или LED-экраны, на которые во время выступления можно организовать трансляцию видеоряда;
• проекторы и экраны к ним — транслируют декорации в 3D-формате на задник сцены или любые другие поверхности в зале (видеомаппинг).

Важные пункты райдера артистов

Этот перечень организатор запрашивает у коллектива до планирования точной даты выступления, чтобы далее найти концертную площадку в соответствии с указанными требованиями. Зачастую райдер звезд состоит из бытовой части и технической. Для организатора важны обе части — для успешного концерта необходимо и хорошее настроение артистов, и отличная работа звука и света.

Следует обратить внимание на следующие пункты технической части райдера:

• минимальный размер сцены;
• время установки, подключения и настройки оборудования — за сколько часов до начала концерта это необходимо организовать;
• выходная мощность акустической системы (кВт);
• разнесенная стереобаза колонок (м);
• тип и количество мониторов на сцене;
• микшерный пульт (число каналов);
• обработка для голоса и инструментов;
• количество микрофонов и стоек к ним;
• дополнительные шнуры и коммутаторы, а также стойки под инструменты и оборудование.

Какие услуги типографии потребуются

Перед тем как организовать сольный концерт или фестиваль, организатору потребуется заказать:

• афиши;
• билеты;
• мерч.

На этой статье расходов лучше не экономить, поскольку только при максимально возможном охвате аудитории вовремя проведенной рекламой можно рассчитывать на продажу 100% билетов. Как только будет подписаны договор аренды зала, контракт с артистами и четко определена дата выступления, необходимо сделать заказ в типографии. Потребуется печать:

• афиш;
• билетов;
• промо-продукции для продажи в фойе перед и после концерта — флаеры, календари, сувениры.

Организация рекламы и медийного сопровождения, а также продажи билетов

Сравнительно недавно ключевыми средствами распространения анонсов о предстоящих концертах были радио, телевидение и газеты. Сейчас эти средства массовой информации потеснили новые медиа: социальные сети, телеграмм-каналы, сайты. В зависимости от масштаба концерта необходимо выбрать те каналы для размещения анонсов, которые ориентированы на целевую аудиторию.

Реализацию билетов традиционным способом через оффлайн-кассы необходимо дополнить онлайн-продажей. Ее легко организовать с помощью современных приложений и онлайн-агрегаторов, которыми зрители привыкли пользоваться. При этом ссылки на онлайн-продажу билетов важно размещать на афишах и в анонсах мероприятий.

На что еще обратить внимание

Перед тем как организовать концерт артиста, опытные организаторы Москвы рекомендуют:

• проконтролировать правильность написания названия концертной площадки и актуальность логотипа перед заказом билетов и афиш;
• на массовых (свыше 100 человек) мероприятиях, в том числе с участием детей, необходимо обеспечить присутствие врача или скорой;
• запросить у концертной площадки медиа-поддержку через имеющиеся собственные и партнерские информационные каналы, включая размещение афиш у входа и рядом с билетной кассой;
• сотрудничество с каждым партнером оформлять договором, чтобы избежать риска срыва устных договоренностей из-за недопонимания или форс-мажоров;
• согласовать отчисления в Российское авторское общество.

Важная рекомендация: в каждой нестандартной ситуации оставаться тактичным и вежливым. Это повышает шансы на успешное решение всех затруднений.