Как организовать конференцию
Загрузка...Обменяться передовым опытом, обсудить изменения в отрасли и наметить новые пути сотрудничества – для решения этих и многих других задач рекомендуется провести конференцию. Сотни участников, заинтересованных в совместной работе, получат огромную пользу от такой встречи, а репутация компании-организатора значительно возрастет. Поэтому тем, кто планирует проведение конференции, следует внимательно подойти к вопросам организации этого мероприятия, чтобы достичь всех поставленных целей и окупить понесенные затраты.
Виды конференций
Все конференции можно разделить на несколько групп, ориентируясь на назначение и особенности мероприятия:
- В зависимости от формата проведения выделяют офлайн и онлайн-конференции. Преимущества последних – неограниченное число участников из разных уголков мира, каждый из которых имеет возможность выступить или задать вопросы.
- По тематике встречи различают научно-теоретические, научно-технические и научно-практические конференции, а также мероприятия бизнес-направленности. Особо выделяют пресс-конференции – общение представителей компании с прессой.
- В зависимости от географии охвата различают локальные, региональные, общегосударственные и международные встречи.
Каждый вид конференций предъявляет свои требования к организации и проведению мероприятия, которые обязательно следует учитывать при его подготовке.
Частотная характеристика от 30 Гц до 20 кГц, cопротивление нагрузки на наушники > 32 Ом < 1 кОм, выходная мощность 2 x 15 мВт/32 Ом
сутки
Пульт переводчика Bosch DCN-IDESK-L
частотная характеристика 30 Гц - 20 кГц, сопротивление нагрузки > 32 Ом,выходная мощность 2 x 30 мВт/32 Ом,
сутки
Центральный блок управления конференц системой Bosch DCN-CCU2
Центральный блок управления для переводчика позволяет подключить до 245 проводных пультов с одновременной работой 1-4 микрофона.
сутки
Излучатель ИК BOSCH Integrus LBB4511 00
используются для распределения инфракрасных сигналов по помещению, в котором проводится конференция, позволяя участникам прослушивать доклады при помощи персональных карманных приемников
сутки
Комплект оборудования синхронного перевода до 50 абонентов
полный комплект синхронного перевода, настольная кабина, услуги технического специалиста
сутки
Комплект оборудования синхронного перевода до 100 абонентов
полный комплект синхронного перевода, настольная кабина, услуги технического специалиста
сутки
Планирование конференций
Для решения организационных задач назначается менеджер, занятый подготовкой мероприятия. В его обязанности входят координация, контроль и разрешение проблем, а также ведение хода работ согласно установленному графику. Основные этапы организации конференции — это:
- Выбор темы конференции, которая будет интересна участникам и позволит им получить ощутимую пользу от встречи. После согласования идеи подбирают звучное название, отражающее его тематику. Одновременно составляется программа встреч, неофициальных мероприятий и развлечений для приглашенных.
- Поиск оптимального местоположения, где будет проходить встреча. Важно, чтобы оно было максимально доступным для приглашенных, рядом находилась транспортная развязка и зона для парковки, а количества посадочных мест хватило для всех гостей. При выборе зала оценивается возможность его оформления согласно правилам деловой этики.
- Закрепление даты и времени мероприятия.
- Привлечение партнеров и спикеров. Участие других компаний способствует укреплению деловой репутации организатора, позволяет охватить максимальную аудиторию и привлечь больше участников, а также распределить часть затрат между несколькими сторонами. А известные спикеры помогут привлечь дополнительных участников и сделать конференцию событием отраслевого масштаба.
- Продвижение конференции. Важно, чтобы намеченное мероприятие было широко освещено в прессе и на тематических площадках в Интернете, чтобы рассказать о событии максимальному числу людей. А его материалы и результаты были своевременно размещены на сайте организатора.
- Сбор, встреча и организационные вопросы размещения участников. Необходимо обеспечить рассылку приглашений и быструю регистрацию прибывших, рассадку на заранее выбранные места. В числе обязательных сервисов – трансфер из аэропорта или вокзала, заселение в гостиницу и организация питания.
Правила проведения конференций
В перечне обязательных требований к проведению встречи:
- Высокий уровень организации, детальная проработка каждого аспекта.
- Заблаговременная подготовка, позволяющая предусмотреть возможные проблемы.
- Тщательная проверка исправности технического оснащения – света, звука, рабочего оборудования для записи и трансляции.
- Забота об участниках, создание для них максимально комфортных условий для работы и общения.
- Слаженные действия команды организаторов, нацеленные на результат.
- Готовность к непредвиденным обстоятельствам, разработка альтернативного плана действий.
Оборудование для конференций
Чтобы в процессе подготовки обойтись без крупных затрат, оборудование для конференции лучше взять в аренду на весь срок проведения мероприятия. Перечень устройств зависит от формата встречи:
- Для офлайн-совещаний следует заказать сенсорные или плазменные панели, световые устройства и сценические аксессуары, звуковое оборудование, мониторы или видеостены.
- Провести онлайн-конференцию помогут камеры, спикерфоны, микрофоны, конференц-системы, системы для синхронного перевода и средства отображения информации.
При возникновении затруднений с выбором устройств проконсультируйтесь со специалистами.
Оформление конференций
Следующие советы помогут грамотно оформить намеченное мероприятие:
- При выборе стиля и цветовой гаммы отталкивайтесь от палитры корпоративных оттенков. Это поможет сделать компанию более узнаваемой и вызывать ассоциацию цветов с определенным брендом.
- Не перегружайте помещение визуальной информацией – баннерами, афишами и плакатами, чтобы она не отвлекала от выступлений.
- Создайте фотозону – она развлечет участников во время перерыва, поможет оторваться от работы и создаст условия для более тесного общения гостей в неофициальной обстановке.
В перерывах можно спланировать показ расписания мероприятий, анонсов или развлекательной информации.
